L’informem que l’AEAT ha incorporat una pregunta freqüent en l’apartat sobre mesures tributàries COVID-19 en la qual s’aclareix que, per als períodes impositius iniciats a partir del 2021, els contribuents que haguessin optat l’any passat per la modalitat de l’art. 40.3 LIS (pagaments fraccionats sobre la part de la base imposable del període dels 3, 9 o 11 primers mesos), d’acord amb el que es disposa en l’article 9 del Reial decret llei 15/2020, necessitaran la presentació el mes de febrer del 2021 del model censal 036, si pretenen continuar amb aquesta opció.

Cal recordar que el Reial decret llei 15/2020 va permetre amb caràcter excepcional, per als períodes impositius iniciats a partir del 1 de gener de 2020, que els contribuents de l’impost sobre societats poguessin exercir l’opció de realitzar els pagaments fraccionats sobre la part de la base imposable del període dels 3, 9 o 11 primers mesos mitjançant la presentació, en el termini ampliat a què es refereix l’article únic del Reial decret llei 15/2020 (fins al 20 de maig de 2020), del primer pagament fraccionat en cas que el seu volum d’operacions no fos superior a 600.000 euros l’any 2019 o bé mitjançant la presentació del segon pagament fraccionat en cas que el seu volum d’operacions fos superior a 600.000 euros l’any 2019 però el seu import net del volum de negocis no hagués superat la quantitat de 6.000.000 d’euros durant els 12 mesos anteriors.

El contribuent que va exercitar l’opció conformement al que es disposa en el paràgraf anterior va quedar vinculat a aquesta modalitat de pagament fraccionat respecte dels pagaments corresponents al mateix període impositiu i només per a aquest període.

Per tant, i d’acord amb l’anterior per als períodes impositius iniciats a partir del 2021 els contribuents que haguessin optat l’any passat per aquesta modalitat de l’art. 40.3 LIS al mes de febrer de 2021 hauran de presentar el model censal 036 si pretenen seguir amb l’opció de l’apartat 3 de l’article 40 de la LIS.

 

Per la seva gran rellevància, l’Agència Tributària destaca al seu web la Resolució emesa pel TEAC, Núm. 4177/2018, del 21-10-2020, sobre el criteri en relació amb la base imposable de l’IVA i els descomptes en vendes d’automòbils que, en part, són sufragats per l’entitat financera que concedeix el finançament.

En la Resolució del TEAC es tracta el supòsit d’una entitat que es dedica a la distribució d’automòbils i instrumenta un sistema de descomptes que s’apliquen quan els clients opten per finançar l’adquisició a través de la financera del grup.

La resolució del TEAC de 21 d’octubre de 2010, de conformitat amb els criteris assenyalats pel Tribunal de Justícia de la Unió Europea (TJUE) en les seves sentències del 15-05-2001, assumpte C-34/99, Primback i del 16-01-2014, assumpte C-300/12, Iber Tours, considera que els descomptes concedits pels concessionaris en la venda d’automòbils finançats, sufragats per l’entitat financera, no minoren la base imposable de la venda dels vehicles, ja que l’import obtingut pel concessionari és el mateix tant si se subscriu l’operació de finançament com quan no és així.

En el cas de finançament, hi ha una part de la contraprestació que es paga per un tercer, en aquest cas, l’entitat financera, pagament per un tercer que ha de formar part de la base imposable segons es dedueix de l’article 78.U de la LIVA.

L’anterior és independent que existeixi una labor d’intermediació financera del concessionari a la qual resulti d’aplicació l’exempció conforme l’article 20.U.18è de la LIVA.

El TEAC matisa que, aquest criteri encara no reiterat, no constitueix doctrina vinculant a l’efecte de l’article 239 de la Llei General Tributària.

L’informem que amb data de 19 de febrer de 2021, l’ICAC ha publicat una consulta important sobre el tractament comptable de les reduccions de rendes acordades en un contracte d’arrendament operatiu de local de negoci per causa de les mesures extraordinàries adoptades pel Govern per fer front a l’efecte de la crisi sanitària de la COVID-19.

La qüestió plantejada pel consultant versa sobre la correcta qualificació de les rebaixes negociades amb els arrendataris per causa dels tancaments imposats per la legislació o per l’efecte de la reducció abrupta de l’activitat.

En concret, es pregunta si aquests descomptes s’han de qualificar a efectes comptables com un incentiu a l’arrendament, circumstància que portaria a diferir la rebaixa en el període romanent del contracte, o si per contra s’han de considerar rendes contingents negatives i imputar-se, íntegrament, al compte de pèrdues i guanys a mesura que es reporti la corresponent mensualitat.

El Reial decret llei 15/2020, de 21 d’abril, de mesures urgents complementàries per a l’economia, en el seu preàmbul, assenyala que la Llei 29/1994, de 24 de novembre, d’arrendaments urbans no preveu cap causa d’exclusió del pagament de la renda d’un local de negoci per força major o per declaració d’estat d’alarma o altres causes. Per això, continua el preàmbul assenyalant que l’objectiu del Reial decret llei és aprovar una regulació específica en línia amb la clàusula «rebus sic stantibus», d’elaboració jurisprudencial, que permeti la modulació o modificació de les obligacions contractuals si concorren els requisits exigits: imprevisibilitat i inevitabilitat del risc derivat, excessiva onerositat de la prestació deguda i bona fe contractual. No obstant això, la mesura expressa que s’adopta en la part dispositiva només afecta a la moratòria en el pagament, però en cap cas a la reducció de quotes. De l’anterior cal inferir que la interpretació del legislador ha estat considerar que la reducció unilateral de quotes no tindria empara en la clàusula «rebus sic stantibus» i, en tot cas, caldria l’acord exprés de l’arrendador.

La Norma de Registre i Valoració (NRV) 8a Arrendaments i altres operacions de naturalesa similar del Pla General de Comptabilitat (PGC), aprovat pel Reial decret 1514/2007, de 16 de novembre, respecte als arrendaments operatius, expressa:

“Els ingressos i despeses, corresponents a l’arrendador i a l’arrendatari, derivats dels acords d’arrendament operatiu seran considerats, respectivament, com a ingrés i despesa de l’exercici en el qual es reportin, imputant-se al compte de pèrdues i guanys”.

I el principi de meritació s’enuncia en l’apartat 3 del Marc Conceptual de la Comptabilitat del PGC com segueix:

“Meritació. Els efectes de les transaccions o fets econòmics es registraran quan s’esdevinguin, imputant-se a l’exercici al qual els comptes anuals es refereixin, les despeses i els ingressos que afectin a aquest, amb independència de la data del seu pagament o del seu cobrament”.

D’acord amb l’anterior, en els supòsits en els quals el contracte inclogués una clàusula sobre la possibilitat de reduir les quotes en casos de caigudes o tancament de l’activitat imposada per una disposició legal o reglamentària, la reducció en el pagament i el cobrament en l’arrendatari i arrendador, respectivament, és clar que s’haurà de tractar com una renda contingent.

En absència d’aquesta previsió, aquest Institut opina que, en el context excepcional produït per la COVID-19, quan l’arrendatari i l’arrendador hagin arribat a un acord per reduir les rendes, caldria optar per considerar que el fet econòmic desencadenant de la disminució en el preu de la cessió del dret d’ús no té relació amb els exercicis posteriors, sinó amb la situació econòmica actual, circumstància que portaria a no qualificar aquest pacte com un incentiu a l’arrendament sinó com un ajust temporal de la renda a la situació econòmica sobrevinguda i atorgar-li, en conseqüència, el tractament previst per a les rendes contingents.

El canvi en la postura de l’ICAC és molt important per als petits negocis, tant per a aquells que són petits tenidors i es dediquen al lloguer d’immobles, com per als que exerceixen la seva activitat en un establiment llogat. “Els arrendadors i arrendataris poden respirar una mica més tranquils. I és que a més del sofriment que els ha provocat la pandèmia, han hagut de suportar un mal de cap addicional quan els seus assessors i auditors els van explicar que les condonacions o reduccions de lloguer que havien pactat a causa de la COVID-19 no suposarien, com pensaven, un menor ingrés (per als arrendadors) i una menor despesa (en el cas dels arrendataris), sinó que el seu efecte caldria distribuir-lo en la resta dels anys del contracte” expliquen en un comunicat l’Associació Espanyola d’Assessors Fiscals (AEDAF).

Aquesta situació estava motivada per dues consultes publicades per l’ICAC en 2011 i 2013, la primera en relació amb un període inicial de carència en un contracte de lloguer i la segona, referent a un contracte amb rendes anuals progressives. Aquestes consultes indiquen que les reduccions en les rendes del lloguer s’han de distribuir durant tota la durada del contracte.

En aquest sentit el nou criteri adoptat recentment per l’ICAC permet, d’una banda, a les empreses arrendadores no haver de tributar per uns ingressos que no han rebut. El que les beneficia a l’hora de presentar els seus tancaments comptables per calcular l’impost sobre societats, perquè no és el mateix presentar uns ingressos de 4.000 euros, que de 10.400 euros.

Ara les empreses arrendadores i arrendatàries afectades hauran de refer les seves comptabilitats i el tancament de l’exercici 2020 per incorporar aquesta consideració en els seus comptes.

Com ja l’hem estat informant el Ministeri d’Inclusió, Seguretat Social i Migracions ha creat un nou complement vinculat a la maternitat i paternitat que persegueix reduir la bretxa de gènere que actualment es produeix en les pensions.

Aquest complement per reduir la bretxa de gènere està associat a l’acreditació d’un perjudici en la carrera professional en els períodes posteriors a tenir un fill. Aquest perjudici, sofert de manera aclaparadora per les dones, d’acord amb les dades de les carreres laborals analitzats per la Seguretat Social, és una de les principals causes de l’existència de la bretxa de gènere en la pensió.

Doncs bé, al web de la Seguretat Social s’ha publicat una guia pràctica on es respon a tots els dubtes sobre aquesta nova mesura que substitueix l’anterior complement de maternitat.

A qui beneficia?

És un complement que només es pot donar a un dels dos progenitors.

En principi, va dirigit a les dones, que sofreixen més en la seva vida laboral l’impacte de tenir un fill, però poden sol·licitar-lo també els pares sempre que s’hagin vist més perjudicats en la carrera laboral.

En cas que cap dels dos progenitors s’hagués vist perjudicat per períodes sense cotitzar o per reduccions de treball, el complement s’adjudicarà a la mare. I en el cas de ser dues dones a la qual tingui la pensió amb un import inferior.

Llavors en quins casos poden sol·licitar-lo els pares?

Perquè el puguin sol·licitar ha de concórrer algun d’aquests requisits:

• Causar una pensió de viduïtat per defunció de l’altre progenitor pels fills en comú, sempre que algun tingui dret a percebre pensió d’orfandat.
• Causar una pensió contributiva de jubilació o incapacitat permanent i haver interromput o haver vist afectada la seva carrera professional en ocasió del naixement o adopció, amb determinades condicions relacionades amb la cotització.

En quins casos no es reconeixerà el complement al pare o a la mare?

No es reconeixerà el dret al complement al pare o a la mare que hagi estat privat de la pàtria potestat per sentència fundada en l’incompliment dels deures inherents a ella o dictada en causa criminal o matrimonial.

Tampoc es reconeixerà el dret al complement al pare que hagi estat condemnat per violència contra la dona, exercida sobre la mare.

Ni al progenitor que hagi estat condemnat per exercir violència contra els fills.

Cal demanar-lo?

Es tramita juntament amb la sol·licitud de la pensió en l’INSS.

Quin serà el seu import?

Part d’una quantia fixa de 378 €/any, per fill, fins a un màxim de 4 fills. És a dir, una dona amb un fill comptarà amb 27 euros al mes més en la seva pensió; amb dos fills, tindrà 54 euros més al mes, etc. La quantia s’abonarà en 14 pagues.

Com s’actualitzarà aquest complement?

S’anirà actualitzant d’acord amb la revaloració de les pensions.

I si tinc dret a la pensió màxima? També se sumarà?

Sí, aquesta quantia en funció del nombre de fills s’afegirà a la pensió.

Aquest complement computa per a pensions que rebin complements a mínims?

No té la consideració d’ingrés o rendiment de treball a aquest efecte

Què succeeix amb les pensions que ja tenen l’anterior complement de maternitat?

Aquestes pensions continuaran percebent el complement de maternitat.

El complement per bretxa de gènere es reconeix a pensions aprovades a partir de la seva entrada en vigor.

Per a una pensió anterior si no va demanar el complement per maternitat pot demanar-lo.

I si el primer que es jubila és el pare pot demanar-lo fins que la mare pugui accedir a la jubilació?

Sí, el pot demanar i si la pensió de la dona és més baixa podrà sol·licitar-lo i s’extingirà el complement al primer.

Si els dos progenitors són homes, poden demanar-lo?

Sí, sempre que compleixin els requisits i se li reconeixerà a aquell que percebi pensions públiques i que la seva suma sigui de menor quantia.

Poden demanar-lo també els pares de fills adoptats?

Sí.

Quins requisits ha de complir l’home per tenir dret al reconeixement del complement?

En el supòsit de fills nascuts o adoptats fins al 31 de desembre de 1994: tenir més de cent vint dies sense cotització entre els nou mesos anteriors al naixement i els tres anys posteriors a aquesta data o, en cas d’adopció, entre la data de la resolució judicial per la qual es constitueixi i els tres anys següents, sempre que la suma de les quanties de les pensions reconegudes sigui inferior a la suma de les pensions que li correspongui a la dona.

En el supòsit de fills nascuts o adoptats des del 1 de gener de 1995: que la suma de les bases de cotització dels vint-i-quatre mesos següents al del naixement o al de la resolució judicial per la qual es constitueixi l’adopció sigui inferior, en més d’un 15 per cent, a la dels vint-i-quatre mesos immediatament anteriors, sempre que la quantia de les sumes de les pensions reconegudes sigui inferior a la suma de les pensions que li correspongui a la dona.

Quins requisits ha de complir la dona per tenir dret al reconeixement del complement?

Causar una pensió contributiva de Seguretat Social i, en cas que el pare hagi vist afectada la seva carrera professional en ocasió del naixement del seu fill, que la quantia de les pensions reconegudes sigui inferior a les que percebi el pare.

És per a totes les pensions o només les de jubilació ordinària?

És per a les pensions contributives, d’incapacitat permanent, viduïtat o jubilació (anticipada o no), però no per a la jubilació parcial, si bé es tindrà dret al complement quan des de la jubilació parcial s’accedeixi a la jubilació plena una vegada complerta l’edat que en cada cas correspongui.

Quins requisits haig de complir per a rebre’l, a més de tenir fills?

• Estar adscrit a qualsevol règim del sistema de la Seguretat Social i sol·licitar una pensió contributiva de jubilació, d’incapacitat permanent o de viduïtat. És a dir, el complement se sumarà a les pensions de jubilació, jubilació anticipada voluntària, incapacitat permanent i viduïtat.
• Els complements que poguessin ser reconeguts en qualsevol dels règims de Seguretat Social seran incompatibles entre si. S’abonarà en el règim en el qual el causant de la pensió tingui més períodes d’alta.
• Els fills, nascuts amb vida o adoptats, hauran d’estar inscrits al Registre Civil.

Durant quant temps es pagarà aquest complement?

El dret al reconeixement del complement de pensions contributives es mantindrà en tant la bretxa de gènere de les pensions de jubilació, causades l’any anterior, sigui superior al 5%

Estic rebent una pensió de jubilació. Sóc mare amb dos fills però no vaig sol·licitar el complement de maternitat anterior. Puc demanar el de la bretxa de gènere?

El nou complement, en vigor des del 4 de febrer, es pot sol·licitar si a partir d’aquesta data et reconeixen una nova pensió.

El complement per bretxa es reconeix a les pensions aprovades des que entra en vigor. En el cas d’una pensió anterior, si no va sol·licitar el complement per maternitat, pot demanar-lo.

L’informem que la Tresoreria General de la Seguretat Social (TGSS) ha publicat una guia pràctica de com actualitzar les dades del salari d’un empleat de la llar. A partir del 1 d’abril de 2021, si l’ocupador no ha declarat el salari actual s’iniciaran actuacions inspectores.

Com cada any, els ocupadors que tinguin contractada una persona al sistema especial d’empleats de la llar han d’actualitzar les seves retribucions d’acord amb el salari mínim interprofessional (SMI).

Aquesta actualització salarial s’ha de comunicar a la Tresoreria General de la Seguretat Social (TGSS) abans del 31 de març, amb la informació de la retribució real des del 1 de gener de 2021. Aquest salari no pot ser inferior al SMI vigent, incrementat amb el prorrateig de pagues extraordinàries. És a dir, per a aquest exercici no pot ser inferior a 1.108,33 euros/mes per a persones amb contracte de treball a temps complet.

Si la retribució abonada és superior a aquesta quantitat, s’haurà de declarar la totalitat de les retribucions abonades, incrementades amb el prorrateig de pagues extraordinàries. Això se suma a l’obligació de declarar la resta de retribucions no monetàries (com a allotjament o manutenció, per exemple) que constitueixin el salari de l’empleat de la llar.

La suma de la totalitat dels conceptes retributius abonats s’haurà de declarar durant el tràmit en l’apartat de Retribució mensual. En aquest enllaç trobarà la resposta a les preguntes més freqüents sobre la retribució dels empleats de la llar i com calcular la retribució per a contractats a temps parcial (per hores).

A partir del 1 d’abril de 2021, si l’ocupador no ha declarat el salari actual davant la TGSS, s’iniciaran actuacions inspectores de comprovació per part de la Inspecció de Treball i Seguretat Social que poden comportar sancions.

Com puc realitzar la comunicació d’aquesta variació a la TGSS?

Des del 1 de gener de 2021 pot fer-ho a través de la seu electrònica de la Seguretat Social:

• Si disposa de certificat electrònic, cl@ve o identificació via SMS (si ha comunicat el seu telèfon a la Seguretat Social prèviament) pot fer-ho des del servei de Variacions/Correccions de dades de treballadors en el sistema especial per a empleats de la llar disponible a aquest enllaç. Aquí li expliquem com funciona el servei d’identificació via SMS.
• Si no disposa d’aquests mitjans d’identificació electrònica pot emplenar el model TA.2/S-0138 de Sol·licitud d’alta, baixa o variació de dades del treballador per compte d’altri en el Règim General – Sistema Especial per a empleats de la llar que es pot descarregar en aquest enllaç i remetre’l a través del formulari habilitat per la TGSS (al qual pot accedir aquí) adjuntant, a més del model de sol·licitud, la còpia del seu document d’identitat. Al formulari haurà de seleccionar la categoria “Ocupador/Empleat de la llar” i el tràmit “Comunicació d’Inspecció de Treball“. L’enllaç a aquest formulari estarà disponible també a la carta remesa per la ITSS a través d’un codi QR.
• Finalment, la pot comunicar a través d’un autoritzat al Sistema RED si en disposa d’un. L’autoritzat RED haurà d’utilitzar el servei de Variacions al Sistema Especial per a Empleats de la Llar, que es troba a l’apartat Inscripció/Afiliació en línia de l’Oficina Virtual.

 

I per als supòsits en què hagi de tenir efectes anteriors al 1 de gener de 2021?

Per a la comunicació de variacions que afectin tant el salari com al tipus de contracte i hores de treball declarades, que hagin de fer efecte amb anterioritat al 1 de gener de 2021, solament es podran utilitzar els següents canals:

• Si el tràmit el realitza personalment l’ocupador o el seu representant, haurà de fer-ho a través del formulari habilitat sense certificat digital esmentat amb anterioritat i disponible en aquest enllaç, adjuntant el seu document d’identitat i el model TA.2/S-0138.
• Quan el tràmit l’efectuï un autoritzat al Sistema RED haurà de fer-ho a través de CASIA, seleccionant la matèria Afiliació, altes i baixes, categoria: Variació dades treballadors de la llar, Subcategories:
  • Canvi de retribució amb efecte retroactiu.
  • Canvio de contracte amb efectes retroactius.
  • Canvi Núm. hores/mes amb efectes retroactius.

Pregunta a ISSA

Per atendre totes les consultes sobre aquesta matèria, la Seguretat Social ha incorporat un nou flux d’informació en l’assistent virtual ISSA, disponible tant al web com a la seu electrònica de la Seguretat Social, per respondre les qüestions específiques sobre variacions de dades en el sistema especial d’empleats de la llar.

Per accedir a aquesta informació només cal preguntar a ISSA sobre “variació de dades de la llar” o “canviar salari a la llar“. En aquesta guia pràctica li mostrarem com funciona aquest assistent virtual.

Finalment, li recordem que si el que necessita és donar d’alta un nou empleat de la llar, aquí li expliquem com fer-ho.

L’informem que aquest mes de febrer, a més de les quotes del període d’ingrés corresponent, es carregaran deutes complementaris per l’import de diferències resultants de l’actualització de liquidacions de períodes anteriors, recalculats a conseqüència de modificacions en les dades d’afiliació o en les condicions de cotització.

La majoria d’aquests deutes complementaris es poden deure a aquests motius:

• Actualització dels tipus de AT/EP i cessament de l’any 2020 per a treballadors autònoms (es deuran en mesos successius des de febrer del 2021 les diferències corresponents als períodes de gener a agost del 2020).
• Revisió de les bonificacions aplicades en supòsits de prestacions per naixement i cura del menor gaudides per treballadors autònoms a temps parcial (si la diferència afecta a diversos períodes els deutes s’aniran emetent en mesos successius des de febrer del 2021).

És necessari que sàpiga que la llei de consumidors i usuaris s’ha modificat i ha introduït un nou concepte: el “consumidor vulnerable”. 

Què és un consumidor vulnerable?

Aquest concepte inclou persones que, en primer lloc, són consumidores, és a dir, persones físiques que actuen amb un propòsit aliè a l’activitat comercial, empresarial, ofici o professió.

En segon lloc, aquestes persones físiques es consideraran vulnerables ateses les característiques, necessitats, circumstàncies personals, econòmiques, educatives o socials, per estar especialment en situació de subordinació, indefensió, o desprotecció.

Per aquest motiu, es consideraran drets bàsics del consumidor vulnerable, la seva indemnització pels perjudicis soferts o la protecció contra els riscos de la seva salut, entre altres.

No obstant això, la protecció específica del consumidor vulnerable encara no ha quedat regulada, i el legislador ho deixa al desenvolupament de reglaments i per normativa sectorial que s’apliqui en cada cas.

Per si no n’hi hagué prou, cal tenir en compte que s’haurà de prestar especial atenció als sectors que comptin amb una proporció més alta de consumidors vulnerables entre els seus clients o usuaris. En el mateix sentit, es considerarà pràctica deslleial enganyosa no incloure la informació necessària a l’efecte de contractació per a consumidors especialment vulnerables.

Com podem identificar un consumidor vulnerable?

La veritat és que el text no l’especifica, però en l’exposició de motius sí que hi ha una explicació que ens permet dilucidar quina és la intenció de la reforma.

La pandèmia ha assotat amb duresa llars, famílies, treballadors, etc. Hi ha moltes situacions de precarietat i d’exclusió social que el Govern pretén protegir. En definitiva, recollint el mandat constitucional de protecció del consumidor i usuari, es tracta de protegir persones que poden arribar a veure’s forçades a acceptar contractes amb empreses, multinacionals, de subministraments, entitats de crèdit, etc.

D’alguna manera, la reforma posa la primera pedra per intentar evitar que algunes empreses aconsegueixin contractes amb consumidors que no saben ni el que signen ni el que accepten, i un dels sectors que podem albirar és la tercera edat. Podrien quedar sancionats com a nuls els contractes subscrits amb persones d’edat molt avançada si la part empresarial no ha fet una tasca d’explicació transparent.

Per tant, la reforma no és una invenció governamental, sinó que es tracta de l’aplicació de la famosa Agenda 2030. Aquesta figura, pretén harmonitzar en els pròxims 10 anys tota la zona euro per assolir objectius d’ecologia, transformació digital i justícia.

Finalment, cal tenir en compte que a part de la gent gran, el concepte de vulnerabilitat també té un component transversal de gènere. L’Institut de les Dones, informen del fet que les dones d’edat avançada viuen soles amb molta freqüència, tenen ingressos més baixos, sofreixen més malalties cròniques i solen tenir una pitjor percepció subjectiva de la realitat.

De la mateixa manera, és necessari parar esment a la qüestió de l’educació i de la discapacitat en el consumidor contractant.

Si vostè té una empresa del sector serveis, que la seva relació comercial és amb persones físiques i no amb altres empreses, ha d’anar amb compte amb aquest concepte.

L’informem que al blog de l’Agència Estatal de Protecció de Dades (AEPD) s’ha publicat una informació sobre les mesures de protecció en les reunions virtuals en línia mitjançant veu, vídeo o a través de serveis web que són una constant del treball actual i del teletreball, que s’ha vist enormement potenciat per motiu de la pandèmia de la COVID-19. 

Si bé cada vegada som més conscients de la necessitat de protegir la nostra privacitat i seguretat en el món en línia, amb les reunions virtuals hem d’adoptar mesures específiques.

En aquest sentit, assenyala l’AEPD que descurar l’organització de reunions virtuals, i preparar-les sense tenir en compte els riscos de privacitat, pot facilitar la pràctica de conductes deslleials per part dels interlocutors, antics companys de feina, empleats descontents o, fins i tot, que ciberdelinqüents puguin espiar-les o sabotejar-les. Simplement prenent algunes precaucions bàsiques es pot garantir que les reunions en línia siguin un espai de treball eficaç i segur, evitant incidents que puguin arribar a constituir una bretxa de seguretat de les dades personals o comprometre d’una altra forma la privacitat.

Consells bàsics

A continuació, s’inclouen una sèrie de consells bàsics per mantenir reunions en línia amb privacitat i seguretat:

• Observi i segueixi les polítiques establertes per la seva organització per a les reunions en línia. Això inclou la utilització exclusiva del proveïdor tecnològic aprovat per l’organització.
• En reunions amb un nombre elevat d’assistents i de diverses organitzacions, és convenient designar almenys un participant que ajudi a l’organitzador durant el seu desenvolupament en el control dels assistents i qüestions relatives a la privacitat i seguretat.
• Pensi per endavant en la sensibilitat dels temes a tractar, la identitat dels participants i la possible difusió en cas que la reunió sigui gravada.
• Limiti la reutilització dels codis/enllaços d’accés. Si s’ha usat el mateix codi/enllaç durant un temps, probablement l’ha compartit amb més persones de les que pot imaginar o recordar.
• Si l’assumpte de la reunió és sensible, bé pel tema a tractar, la identitat dels participants o qualsevol altra qüestió, utilitzi codis, URLs d’enllaç i/o pins d’accés d’un sol ús. A més, consideri la necessitat d’utilitzar autenticació de doble factor. Això evitarà que algú pugui unir-se simplement esbrinant l’URL d’enllaç o el codi d’accés.
• Deshabiliti les funcionalitats no necessàries com, per exemple, el xat, l’intercanvi de fitxers o la compartició de pantalla.
• En el seu cas, limiti qui pot compartir pantalla per evitar qualsevol imatge no desitjada o inesperada. Abans que algú comparteixi la seva pantalla, recordi-li el risc de compartir informació sensible.
• Realitzi la convocatòria únicament a contactes concrets, evitant l’enviament de convocatòries a grups o llistes de correus, que incloguin enllaços que siguin vàlids tan sols per la seva possessió.
• Utilitzi una ‘sala d’espera’ per poder anar admetent els participants, i no permeti que la reunió comenci fins que s’uneixi l’amfitrió.
• Habiliti la notificació per a quan els assistents s’uneixen a la reunió. Podria ser mitjançant un to característic o anunciant el seu nom. Si el seu proveïdor no ho permet, asseguri’s que l’amfitrió demana als nous assistents que s’identifiquin.
• Si està disponible, usi un panell per comprovar els assistents i identificar aquells que siguin genèrics.
• No gravi la reunió tret que sigui necessari. En aquest cas, informi adequadament als assistents de la finalitat de l’enregistrament i en quin moment s’inicia/deté l’enregistrament. Alguns proveïdors realitzen aquests avisos de manera automàtica.
• Abans d’iniciar la reunió, comprovi quina àrea és visible darrere de vostè i quina informació personal està revelant. Consideri la utilització d’un fons virtual que emmascari el segon pla.
• Avisi a possibles convivents que s’iniciarà una reunió i prengui les mesures perquè la seva activitat no estigui a l’abast del micròfon i la càmera.
• Més enllà de temes d’eficiència en la comunicació, durant la reunió desactivi el micròfon i la recollida de vídeo quan no sigui necessari. En particular, si realitzarà alguna acció fora del focus de la càmera. Presti especial atenció als micròfons sense fils
• Sigui conscient que la captura de vídeo i àudio podria continuar, per alguna mena d’error humà o de sistema, quan vostè creu que la reunió s’ha acabat.
• Quan s’acabi la reunió, asseguri’s d’utilitzar un dispositiu que inhabiliti físicament la càmera (pestanya, adhesiu o similar). No retiri el dispositiu fins no s’hagi d’iniciar la connexió.

La llista presentada no té un caràcter exhaustiu, sinó que es tracta d’una sèrie de consells bàsics que s’han de tenir en compte i aplicar-se quan escaigui.

Com a conclusió general, és necessari recordar que obligatòriament s’han de conèixer i complir les polítiques de la seva organització, tenir en compte la logística de la reunió i triar les mesures apropiades per a cada situació.

En aquells casos en els quals s’hagin de tractar dades o informació molt sensible, és convenient consultar amb un professional de seguretat i TI de la seva organització i, si escau, prendre precaucions addicionals:

• Utilitzi únicament serveis de reunions virtuals aprovats per la seva organització per a aquestes situacions, amb xifratge d’extrem a extrem i que utilitzin pin o contrasenyes úniques per a cada assistent. Doni instruccions perquè no siguin compartides.
• Utilitzi els panells d’assistents per tenir controlat qui hi ha a la reunió en tot moment.
• Bloquegi l’accés a la reunió una vegada que tots els participants estiguin identificats.
• Permeti únicament als amfitrions compartir pantalla.
• En cas de realitzar enregistraments, han de ser xifrats mitjançant un algorisme robust i utilitzant contrasenyes fortes. Elimini qualsevol enregistrament que hagi pogut quedar emmagatzemat al proveïdor.
• Sol·liciti explícitament als assistents que únicament utilitzin dispositius proporcionats i/o aprovats per l’organització.