QUAN POT LLOGAR UNA SOCIETAT UN IMMOBLE SENSE RETENCIÓ

En els lloguers de locals, naus i altres immobles urbans se sol donar per fet cal practicar una retenció del 19%. No obstant això, hi ha supòsits en els quals aquesta obligació desapareix. La clau està a complir els requisits legals i poder acreditar-los enfront de l’arrendatari. Li ho expliquem…

Llegir més

En els arrendaments d’immobles urbans, la regla general és que determinades rendes satisfetes a una societat estan sotmeses a retenció com a pagament a compte de l’impost sobre societats (IS).

Ara bé, la normativa contempla diversos supòsits en els quals aquesta retenció no s’ha de practicar. Un d’ells afecta especialment les societats l’activitat de les quals consisteix precisament en l’arrendament d’immobles.

La DGT, per exemple, en la seva consulta vinculant V5046-26, de 18 de juny de 2026, aclareix com funciona aquesta exoneració i què passa quan l’arrendador ja disposa del corresponent certificat.

  • Atenció. L’absència de retenció no depèn simplement que l’arrendador vulgui aplicar-la. Han de concórrer els requisits establerts en la normativa.

La regla general és practicar retenció

El Reglament de l’impost sobre societats (RIS) estableix, amb caràcter general, l’obligació de practicar retenció sobre les rendes procedents de l’arrendament o subarrendament d’immobles urbans, fins i tot quan aquests ingressos formin part d’una activitat econòmica. Si un mateix contracte inclou, a més de l’immoble, altres béns, drets o serveis, la retenció pot arribar a l’import total satisfet en els termes previstos reglamentàriament.

En la pràctica, per a molts lloguers de locals comercials i naus això es tradueix en la coneguda retenció del 19%.

  • Atenció. No s’ha de confondre la retenció amb un impost addicional. Es tracta d’un pagament a compte de l’impost sobre societats de l’arrendador.

Casos en els quals no existeix obligació de retenir

La normativa estableix excepcions. Entre elles hi ha determinats arrendaments d’habitatge fets per empreses per als seus empleats, els casos en els quals la renda satisfeta a un mateix arrendador no supera determinats límits i, especialment, el supòsit de determinats arrendadors l’activitat dels quals està enquadrada en els epígrafs corresponents de l’impost sobre activitats econòmiques (IAE).

En aquest últim cas, l’activitat ha d’estar classificada en algun dels epígrafs del grup 861 de la secció primera de les tarifes de l’IAE, o en un altre epígraf que permeti l’arrendament o subarrendament d’immobles urbans.

A més, aplicant les regles previstes sobre el valor cadastral dels immobles destinats al lloguer, la quota corresponent no ha de resultar zero.

  • Atenció. Estar donat d’alta en una activitat de lloguer no és suficient per si sol. Cal comprovar també el requisit relatiu a la quota de l’IAE.l’IAE.

L’arrendador ha d’acreditar l’exoneració

Que es compleixin els requisits no significa que l’arrendatari pugui deixar de practicar la retenció sense més ni més. L’arrendador ha d’acreditar enfront de l’arrendatari que es troba dins del supòsit d’exoneració.

Per a això és especialment rellevant el certificat expedit per l’Agència Tributària, que permet justificar que durant el període corresponent l’arrendador compleix les condicions necessàries per a quedar exonerat.

  • Atenció. Convé lliurar el certificat a l’arrendatari i conservar constància d’aquesta comunicació. L’arrendatari necessita una justificació per deixar de practicar la retenció.

Una societat pot triar uns lloguers amb retenció i d’altres sense?

Per exemple, és el cas d’una societat que es dedica al lloguer d’habitatges, locals comercials i naus. En els locals i naus factura habitualment amb retenció del 19%, però ha obtingut un certificat d’exoneració.

La societat es pot preguntar si pot usar el certificat únicament en determinats contractes i continuar aplicant la retenció en uns altres perquè aquestes quantitats funcionin com a pagaments a compte del seu IS.

La DGT ha assenyalat que quan es compleixen les circumstàncies previstes en el Reglament, no existeix obligació de practicar retenció sobre els rendiments procedents de l’arrendament o subarrendament d’immobles urbans. Per tant, l’exoneració deriva del compliment de la norma. No es configura com una opció que es pugui usar contracte per contracte en funció de si a l’arrendador li interessa avançar més o menys IS.

  • Atenció. Si l’arrendament està inclòs dins del supòsit d’exoneració i aquesta circumstància s’acredita correctament, la retenció no s’hauria de mantenir simplement perquè a l’arrendador li interessi efectuar un pagament més elevat a compte.

La situació s’ha de continuar complint

L’exoneració no s’ha d’entendre com una condició permanent i invariable. Si canvien les circumstàncies que van permetre obtenir-la, caldrà revisar novament l’obligació de retenir.

  • Atenció. Convé comprovar periòdicament que continuen complint-se els requisits, especialment quan s’incorporen o venen immobles, canvia la situació censal o es modifica l’activitat desenvolupada.

Què convé fer en la pràctica

Quan una societat arrendadora reuneix les condicions per quedar exonerada de retencions, l’aconsellable és comprovar que la seva situació censal i el seu enquadrament en l’IAE són correctes, obtenir el certificat corresponent i lliurar-lo als arrendataris afectats.

També convé revisar els contractes i la facturació per evitar que uns arrendataris estiguin aplicant retenció i d’altres no simplement per una diferència de criteri administratiu.

La retenció no és una cosa que es pugui configurar lliurement per les parts. Existeix obligació de practicar-la quan la normativa així ho estableix i deixa d’existir quan es compleixen els requisits de la corresponent excepció.

Si una societat disposa del certificat d’exoneració, convé revisar tots els seus contractes de lloguer d’immobles urbans per comprovar quins queden hi realment inclosos i comunicar correctament la situació a cada arrendatari.

ABANS DE VENDRE L’ACTIVITAT CONVÉ REVISAR COM AFECTARÀ UNA ANTIGA DONACIÓ DE PARTICIPACIONS

Una donació de participacions es pot haver fet correctament, haver gaudit d’una important reducció fiscal i, malgrat això, generar problemes diversos anys després. Això pot succeir quan la societat canvia de rumb, ven el seu negoci o deixa de desenvolupar l’activitat que va justificar inicialment el benefici fiscal. Li ho expliquem…

Llegir més

Quan una família dona participacions d’una societat i aplica la reducció del 95% en l’impost sobre successions i donacions (ISD), és fàcil pensar que la qüestió fiscal queda tancada en aquest moment. No obstant això, no sempre és així.

La normativa exigeix que, durant el període de manteniment, les participacions continuïn complint els requisits que permeten aplicar l’exempció en l’impost sobre el patrimoni. Per això, determinades decisions posteriors de la societat poden posar en risc una reducció que es va aplicar correctament anys enrere.

  • Atenció. Una donació feta correctament pot generar una regularització posterior si durant el període de manteniment deixen de complir-se els requisits exigits.

Activitat econòmica

Perquè les participacions puguin gaudir de l’exempció en l’Impost sobre el Patrimoni (IP), la societat no ha de tenir com a activitat principal la simple gestió d’un patrimoni mobiliari o immobiliari.

A aquest efecte, la normativa considera que no hi ha activitat econòmica quan, durant més de noranta dies de l’exercici, més de la meitat de l’actiu està constituït per valors o per béns no afectes a activitats econòmiques.

Això es pot convertir en un problema quan una empresa ven el seu negoci i deixa dins de la societat principalment diners, dipòsits, fons d’inversió o altres actius financers.

  • Atenció. Que la societat continuï existint no significa necessàriament que continuï complint els requisits fiscals de l’empresa familiar.

Què passa si es ven l’activitat i els diners es queden a la societat?

La situació típica seria la següent: una societat desenvolupa una activitat econòmica, posteriorment ven el negoci o una branca d’activitat i deixa d’operar. L’import obtingut es manté dins de la societat en forma de tresoreria, dipòsits bancaris o inversions financeres.

En aquest moment cal revisar com queda compost l’actiu i si l’entitat continua duent a terme una veritable activitat econòmica.

La normativa contempla una excepció per a determinats actius financers adquirits amb beneficis no distribuïts procedents d’activitats econòmiques. Aquests poden quedar fora del còmput dels elements no afectes, dins dels límits dels beneficis obtinguts en l’exercici i en els deu anteriors.

Però aquesta excepció no significa que qualsevol tresoreria obtinguda per la venda del negoci permeti conservar automàticament l’exempció.

  • Atenció. No n’hi ha prou amb afirmar que els diners procedeixen de l’activitat empresarial. Cal analitzar-ne l’origen, la composició del balanç i l’activitat que desenvoluparà la societat després de l’operació.

La consulta vinculant de la DGT V5011/2026, de 4 de juny de 2026, estudia un cas molt clar. Els consultants havien rebut dels seus pares per donació el 96,88% d’una societat i havien aplicat la reducció del 95% prevista per a la transmissió de participacions d’empresa familiar. Posteriorment, la societat pretenia transmetre tots els actius i passius afectes a la seva activitat mitjançant una transmissió de branca d’activitat. Després de l’operació, l’empresa deixaria de desenvolupar l’activitat econòmica i el seu patrimoni quedaria format majoritàriament per tresoreria, dipòsits bancaris, participacions en institucions d’inversió col·lectiva i altres actius financers.

La DGT considera que, en cessar l’activitat, la tresoreria, els dipòsits i els altres béns no afectes passen a tenir la consideració d’elements patrimonials no vinculats a una activitat econòmica.

Com a conseqüència, més de la meitat de l’actiu quedaria format per elements no afectes i les participacions deixarien de complir el requisit necessari per a gaudir de l’exempció en l’IP.

  • Atenció. L’element decisiu no és únicament la venda. L’important és comprovar quina activitat desenvolupa la societat i quin patrimoni conserva després.

Pèrdua de l’exempció versus reducció

Aquí apareix la conseqüència més important. Si durant el període de manteniment les participacions deixen de tenir dret a l’exempció en l’IP, també es pot perdre la reducció del 95% que es va aplicar en la donació.

Això obliga a ingressar la part de l’ISD que no es va pagar en el seu moment gràcies a la reducció, juntament amb els corresponents interessos de demora.

  • Atenció. Depenent del valor de les participacions donades, la regularització pot arribar a imports rellevants.

Convé revisar l’operació abans de vendre

La consulta de la DGT no significa que qualsevol venda del negoci provoqui automàticament la pèrdua dels beneficis fiscals de l’empresa familiar.

Cada cas exigeix revisar quan es va produir la donació, quant temps queda del període de manteniment, quins actius conservarà la societat, d’on procedeix la tresoreria i si continuarà existint alguna activitat econòmica.

Per això, quan una societat les participacions de la qual van ser objecte d’una donació bonificada pretén vendre el seu negoci o una branca d’activitat, l’aconsellable és revisar prèviament les conseqüències fiscals.

Abans de signar una operació d’aquest tipus convé comprovar l’escriptura de donació, la reducció aplicada, el termini pendent de manteniment i com quedarà compost el patrimoni de la societat després de la venda.

UNA AUDIÈNCIA EXPRÉS POT CONVERTIR L’ACOMIADAMENT DISCIPLINARI EN IMPROCEDENT

L’audiència prèvia abans d’un acomiadament disciplinari ja no es pot entendre com un simple tràmit documental. L’empresa ha d’oferir al treballador una veritable oportunitat per conèixer els fets que se li imputen i defensar-se abans d’adoptar la decisió definitiva.

Llegir més

Des de novembre de 2024 les empreses han de prestar especial atenció a un pas previ a l’acomiadament disciplinari que fins llavors no s’exigia amb caràcter general.

El Tribunal Suprem, en la seva sentència 1250/2024, de 18 de novembre, va modificar la seva doctrina i va establir que, abans d’acomiadar per causes relacionades amb la conducta o el rendiment del treballador, l’empresa ha d’oferir-li la possibilitat de defensar-se dels càrrecs formulats contra ell, en aplicació de l’article 7 del Conveni núm. 158 de l’OIT.

L’audiència prèvia, per tant, ha deixat de ser una qüestió reservada únicament a representants dels treballadors o als casos expressament previstos en determinats convenis col·lectius.

  • Atenció. Abans de comunicar un acomiadament disciplinari convé comprovar si s’ha donat al treballador una veritable oportunitat d’explicar la seva versió dels fets.

La finalitat de l’audiència prèvia és senzilla. El treballador ha de conèixer què se li retreu, poder valorar les acusacions i formular les explicacions que consideri oportunes abans que l’empresa prengui definitivament la decisió d’acomiadar-lo. Per això no s’hauria de tractar com un tràmit purament burocràtic.

L’empresa ha de comunicar de manera comprensible els fets que poden justificar l’acomiadament i facilitar unes condicions raonables perquè el treballador pugui respondre.

No existeix una regla general que estableixi un nombre concret d’hores o dies per fer-ho. La suficiència del termini dependrà de la complexitat dels fets, de la documentació que calgui revisar i de les circumstàncies de cada cas.

  • Atenció. Lliurar un escrit de càrrecs no garanteix per si sol que l’audiència sigui vàlida. Caldrà comprovar si el treballador va disposar realment de temps i mitjans per defensar-se.

La Sentència del Tribunal Superior de Justícia (TSJ) de Galícia de 18 de juny de 2026, ofereix un exemple especialment significatiu. L’empresa havia obert formalment el tràmit d’audiència abans de l’acomiadament, però va concedir al treballador únicament 45 minuts per presentar les seves al·legacions.

Els càrrecs eren nombrosos i estaven relacionats, entre altres qüestions, amb registres de jornada, accessos i prestació de serveis en règim de teletreball. A més, l’empleat no disposava en aquest breu espai de temps de tots els elements necessaris per a comprovar la informació que se li imputava.

El tribunal va considerar que aquell termini no permetia raonablement analitzar els fets, contrastar la documentació, buscar assessorament i preparar una resposta mínimament fundada. L’audiència existia sobre el paper, però no complia realment la seva finalitat.

  • Atenció. Com més complexes siguin les acusacions, més cura haurà de tenir l’empresa en fixar el termini i les condicions per presentar al·legacions.

Quan s’ha de produir el tràmit d’audiència?

Un altre aspecte important és el moment en què es fa l’audiència. La seva finalitat és permetre que les explicacions del treballador puguin ser valorades per l’empresa abans de decidir si escau o no l’acomiadament.

Si la decisió ja està presa i l’audiència es limita a complir formalment un requisit abans de lliurar una carta preparada per endavant, es pot qüestionar si el treballador ha tingut una possibilitat autèntica d’influir en la decisió empresarial.

  • Atenció. Convé deixar un marge real entre les al·legacions del treballador i la decisió final per poder valorar el seu contingut i, si escau, fer les comprovacions addicionals.

Presència d’un representant

Que durant el tràmit sigui present un representant dels treballadors pot ser rellevant, però no substitueix la necessitat que l’empleat pugui conèixer els fets, analitzar-los i formular les seves al·legacions adequadament. La garantia no consisteix simplement en el fet que hi hagi un tercer present, sinó que hi hagi una veritable possibilitat de defensa.

  • Atenció. L’assistència d’un representant no converteix automàticament en suficient un termini excessivament curt o una comunicació de càrrecs poc clara.

Què hauria de fer l’empresa abans d’un acomiadament disciplinari?

La doctrina del TS aconsella incorporar l’audiència prèvia com una fase diferenciada dins del procediment d’acomiadament. S’haurien de comunicar al treballador els fets que s’investiguen amb suficient claredat, concedir-li un termini raonable per a respondre i permetre-li aportar les explicacions o documentació que consideri pertinents.

Una vegada rebudes les al·legacions, l’empresa hauria d’analitzar-les abans d’adoptar la decisió definitiva. La durada del tràmit no té per què ser idèntica en tots els casos. Una imputació senzilla pot requerir poc temps, mentre que uns fets complexos, amb abundant documentació o registres informàtics, poden exigir un termini més gran.

  • Atenció. No és aconsellable utilitzar automàticament el mateix model i el mateix termini d’audiència per a tots els acomiadaments disciplinaris.

La jurisprudència posterior al canvi de criteri del Tribunal Suprem comença a concretar com s’ha d’aplicar aquesta garantia. La sentència gallega de juny de 2026 mostra que no sols s’examinarà si va existir formalment un tràmit d’audiència, sinó també si aquest va permetre realment al treballador defensar-se.

En aquell cas, la insuficiència del termini concedit va contribuir a confirmar la improcedència de l’acomiadament disciplinari.

L’audiència prèvia no s’ha de veure com un document addicional per incorporar a l’expedient. S’ha de poder demostrar que el treballador va conèixer els càrrecs i va tenir una oportunitat raonable de respondre abans de l’acomiadament.

FINS AL 31 D’OCTUBRE POT MODIFICAR LA BASE DE COTITZACIÓ COM A AUTÒNOM

Li recordem que té l’oportunitat de modificar la base de cotització del règim especial de treballadors autònoms (RETA) i la quota a pagar i ajustar-la als seus ingressos reals, dins dels límits permesos segons edat, fins al 31 d’octubre de 2026. Aquesta modificació tindrà efectes a partir de l’1 de novembre de 2026.

Llegir més

Els autònoms són els únics que poden triar la base per la qual cotitzar. Aquesta decisió és molt important perquè d’ella en depenen les prestacions presents i la seva futura pensió. La base de cotització es pot modificar fàcilment i de manera telemàtica a través del sistema RED. No obstant això, cal tenir en compte els tràmits i els períodes per a fer el canvi.

  • Atenció. L’elecció que es faci de la quota serà molt important, perquè aquest és el paràmetre que marca la quantia de les prestacions que rebrà l’autònom en cas de malaltia, accident, atur, maternitat o jubilació.

El sistema de cotització per a autònoms s’estableix en funció dels seus rendiments nets. Si és autònom i necessita actualitzar la seva base de cotització, haurà d’ajustar la seva base de cotització al tram corresponent pels seus nous rendiments. La pròxima modificació té efectes a partir de l’1 de novembre i la pot fer fins al pròxim 31 d’octubre.

Cotització basada en els rendiments obtinguts

Com ja sap, s’han dissenyat unes taules de cotització amb 15 trams de rendiments nets mensuals, que contenen les bases mínimes i màximes que s’aplicaran en cada tram.

A l’efecte de determinar la base de cotització, es tindran en compte la totalitat dels rendiments nets obtinguts l’any natural, en l’exercici de les seves diferents activitats professionals o econòmiques, amb independència que les executin de manera individual o com a socis o integrants de qualsevol entitat, amb personalitat jurídica o sense, sempre que no hagin de figurar per elles en alta com a treballadors per compte d’altri o assimilats a aquests. El rendiment net computable de cadascuna de les activitats exercides es calcularà d’acord amb el que es preveu a les normes de l’IRPF i amb algunes particularitats en funció del col·lectiu al qual pertanyin.

Com calculo els meus rendiments?

De l’import resultant es deduirà un 7 % en concepte de despeses generals, excepte en els casos en què el treballador autònom reuneixi les següents característiques, on el percentatge serà del 3 %:

  • Administrador de societats mercantils capitalistes la participació de les quals sigui més gran o igual al 25 %.
  • Soci en una societat mercantil capitalista amb una participació més gran o igual al 33 %.

Per a l’aplicació del percentatge indicat del 3 %, n’hi haurà prou amb haver figurat noranta dies en alta en aquest règim especial, durant el període a regularitzar, en qualsevol dels supòsits citats anteriorment.

Partint de la mitjana mensual d’aquests rendiments nets anuals, se seleccionarà la base de cotització que determinarà la quota a pagar.

Base de cotització per a autònoms el 2026

La base de cotització en aquest règim especial serà la triada pel treballador entre les bases mínima i màxima que li correspongui. A excepció d’algunes particularitats, durant l’any 2026 la taula general i la taula reduïda i les bases màximes i mínimes aplicables als diferents trams de rendiments nets són les següents:

Taula reduïda

Trams de rendiments nets 2026.
Euros/mes

Base mínima.
Euros/mes

Base màxima.
Euros/mes

Tram 1

≤ 670

653,59

718,94

Tram 2

> 670 i ≤ 900

718,95

900

Tram 3

> 900 i <1.166,70

849,67

1.166,70

Tramos de rendimientos netos 2026.
Euros/mes

Taula general

Trams de rendiments nets 2026.
Euros/mes

Base mínima.
Euros/mes

Base màxima.
Euros/mes

Tram 1

≥ 1.166,70 i ≤1.300

950,98

1.300

Tram 2

> 1.300 i ≤ 1.500

960,78

1.500

Tram 3

> 1.500 i ≤ 1.700

960,78

1.700

Tram 4

> 1.700 i ≤ 1.850

1.143,79

1.850

Tram 5

> 1.850 i ≤ 2.030

1.209,15

2.030

Tramo 6

> 2.030 i ≤ 2.330

1.274,51

2.330

Tramo 7

> 2.330 i ≤ 2.760

1.356,21

2.760

Tramo 8

> 2.760 i ≤ 3.190

1.437,91

3.190

Tramo 9

> 3.190 i ≤ 3.620

1.519,61

3.620

Tramo 10

> 3.620 i ≤ 4.050

1.601,31

4.050

Tramo 11

> 4.050 i ≤ 6.000

1.732,03

5.101,20

Tramo 12

> 6.000

1.928,10

5.101,20

Tipus contingències comunes

28,30%

Tipus contingències professionals

1,30%

Tipus cessament d’activitat

0,90%

Tipus formació professional

0,10%

Mecanisme d’equitat intergeneracional

0,9% sobre la base de cotització per contingències comunes

Què passa si tria una base de cotització que finalment no es correspon amb els seus rendiments definitius?

Les bases mensuals triades cada any, tindran un caràcter provisional, fins que es procedeixi a la regularització anual de la cotització.

Acabat l’any natural, l’Administració Tributària facilitarà a la Tresoreria informació sobre els rendiments anuals reals percebuts. Si la quota triada durant l’any fos inferior a l’associada als rendiments comunicats per l’Administració Tributària corresponent, es notificarà al treballador l’import de la diferència. Aquest import s’haurà d’abonar abans de l’últim dia del mes següent a aquell en què s’hagi rebut la notificació amb el resultat de la regularització.

Si, per contra, la cotització fos superior a la corresponent a la base màxima del tram en el qual estiguin compresos els rendiments, la Tresoreria reintegrarà la diferència abans del 30 d’abril de l’exercici següent a aquell en el qual la corresponent Administració Tributària hagi comunicat els rendiments computables.

Si està interessat a modificar la base de cotització, els agrairíem que ens ho fessin saber amb la màxima antelació possible.

LA SELECCIÓ DE PERSONAL AMB INTEL·LIGÈNCIA ARTIFICIAL (IA) HA DE RESPECTAR LA PROTECCIÓ DE DADES

Cada vegada més empreses valoren utilitzar eines d’intel·ligència artificial (IA) per a classificar currículums, puntuar candidats o prioritzar perfils. L’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) recorda que aquestes solucions poden ser útils, però han d’implantar-se amb garanties des de l’inici. Li ho expliquem…

Llegir més

Cada vegada és més habitual que les empreses es plantegin utilitzar IA per analitzar currículums, ordenar candidatures o assignar puntuacions en processos de selecció. L’AEPD ha advertit al seu web sobre les precaucions que cal adoptar quan aquest tipus d’eines poden influir en l’accés a un lloc de treball o en una promoció interna.

L’advertiment es refereix a un sistema que encara no s’havia implantat, però que estava previst utilitzar per a avaluar candidatures i prioritzar perfils.

  • Atenció. El compliment en protecció de dades s’ha d’estudiar abans de posar en marxa l’eina, no quan el sistema ja està funcionant.

La protecció de dades s’ha d’incorporar des del principi

L’AEPD reconeix que la IA pot millorar l’eficiència i la qualitat dels processos de selecció. Ara bé, això no significa que es pugui implantar sense una revisió prèvia.

L’empresa ha d’aplicar el principi de protecció de dades des del disseny i per defecte, fet que implica analitzar des de les primeres fases quines dades s’utilitzaran, per a què s’usaran i quins riscos pot generar el sistema per a candidats i treballadors. També s’hauran d’adoptar les mesures tècniques i organitzatives adequades a aquests riscos.

  • Atenció. Escollir primer l’eina i revisar després les seves implicacions jurídiques pot ser un error. La privacitat ha de formar part del disseny del projecte des de l’inici.

Avaluació d’impacte

Quan el tractament previst pugui suposar un alt risc per als drets i llibertats de les persones, l’empresa haurà de fer prèviament una avaluació d’impacte en protecció de dades.

La rellevància d’aquesta qüestió augmenta quan l’eina no es limita a ordenar informació administrativa, sinó que analitza perfils, assigna puntuacions o influeix en decisions laborals.

  • Atenció. Com més gran sigui la influència de l’eina sobre la contractació, promoció o descart d’una persona, més important serà analitzar prèviament els seus riscos.

Els candidats han de saber com s’utilitza l’eina

La transparència és un altre dels punts destacats per l’Agència. Els candidats i treballadors han de rebre informació clara, accessible i comprensible sobre el tractament de les seves dades personals i sobre el paper que exerceix l’eina d’IA en l’avaluació.

No es tracta simplement d’incloure una referència genèrica a la intel·ligència artificial en una política de privacitat.

La persona afectada ha de poder entendre que les seves dades seran analitzades mitjançant aquesta mena de tecnologia i quina funció té aquesta anàlisi dins del procés.

  • Atenció. Si la IA puntua, classifica o prioritza candidats, convé explicar clarament quin paper juga aquesta puntuació en el procés de selecció.

Intervenció humana

Un dels aspectes més importants és l’anomenat control humà. En el cas analitzat per l’AEPD, l’empresa indicava que la decisió final correspondria a una persona. Però això, per si sol, no garanteix que existeixi una intervenció humana efectiva. Qui pren la decisió ha de poder revisar críticament la informació generada per l’eina, apartar-se de la seva recomanació quan sigui necessari i adoptar la seva pròpia decisió. No seria suficient limitar-se a acceptar automàticament la puntuació oferta pel sistema.

  • Atenció. Que una persona premi el botó final no converteix automàticament una decisió en humana. Ha d’existir capacitat real de revisió i criteri propi.

Cal vigilar les decisions automatitzades

El Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) reconeix el dret de les persones a no ser objecte de determinades decisions basades únicament en tractaments automatitzats quan aquestes produeixin efectes jurídics o els afectin de manera significativa.

En els processos de selecció, l’aplicació d’aquesta garantia dependrà de com funcioni realment l’eina i de fins a quin punt existeix una intervenció humana efectiva.

Per això és especialment important conèixer què fa el sistema, com utilitza les puntuacions i quin pes tenen en la decisió final.

  • Atenció. No n’hi ha prou amb saber que existeix una eina d’IA. Cal conèixer fins a on arriba la seva influència real en la decisió sobre el candidat.

L’advertiment de l’AEPD és preventiva

L’actuació de l’Agència no implica que l’empresa hagi comès ja una infracció. El RGPD permet a l’autoritat de control emetre un advertiment preventiu quan considera que un tractament previst podria infringir la normativa. La seva finalitat és precisament permetre que l’empresa revisi el projecte i adopti les mesures necessàries abans de posar-lo en funcionament.

  • Atenció. Un advertiment preventiu no equival a una sanció, però sí que constitueix un senyal clar per revisar el sistema abans d’implantar-lo.

Què convé revisar abans d’utilitzar IA en selecció

Abans d’usar una eina que analitzi currículums o puntuï candidats, convé revisar quines dades tractarà, quins criteris emprarà, com s’informarà els interessats i quina capacitat tindrà una persona per a revisar els seus resultats.

També caldrà valorar els riscos del tractament i comprovar si cal una avaluació d’impacte.

La tecnologia pot servir de suport, però no hauria de convertir-se en una caixa negra que determini qui continua en un procés de selecció sense una supervisió suficient.

La idea pràctica és senzilla. La IA pot ajudar a decidir, però no hauria de substituir sense més ni més el criteri de la persona que adopta la decisió.